Для кого этот протокол и когда он нужен

Протокол приёмки партии офисных кресел и стульев — обязательный рабочий документ при приёмке товаров на склад: при поступлении от поставщика, после транспортной развозки, при частичной или полной отгрузке клиенту. Он защищает интересы склада, покупателя и поставщика: фиксирует количество, состояние и наличие несоответствий, которые потом служат основанием для рекламации или акта расхождений.

Кто участвует в приёмке и какие документы подготовить

• Ответственный сотрудник склада (приёмщик) — выполняет осмотр и вносит записи в протокол.
• Представитель поставщика или водитель — подтверждает факт передачи.
• Менеджер закупок/контролёр качества — при сомнениях или массовых дефектах.

Документы, которые полезно иметь при приёмке:

• Товарно-транспортная накладная (ТТН) или другой сопроводительный документ.
• Коммерческая спецификация партии (наименование, количество, артикулы).
• Сертификаты/паспорт качества — если поставщик их приложил.

Пошаговый чек‑лист проверок на складе

Ниже — практическая последовательность действий и конкретные проверки, которые стоит выполнить каждой единице или выборочной партии (в зависимости от объёма и договорённостей).

1. Проверка документов и маркировки

• Сверьте наименование, модель и количество в ТТН/спецификации с фактической поставкой.
• Проверьте наличие штрих‑кодов/этикеток на упаковке и соответствие маркировки сопроводительной документации.

2. Визуальная оценка упаковки

• Осмотрите каждую упаковку на предмет разрывов, проколов, следов намокания или деформаций.
• Если упаковка групповой поставки (паллеты, стяжки) — проверьте целостность и стабильность укладки.
• Зафиксируйте на фото все заметные повреждения упаковки до вскрытия — это важно для претензий перевозчику.

3. Проверка комплектности

• Вскройте по выборке (или все при мелких партиях) и сверяйте наличие всех узлов и комплектующих: сиденье, спинка, пятилучье, газлифт, крестовина, ролики, крепёжные детали, инструкция и фурнитура.
• Сверяйте количество мелких пакетов с крепёжными элементами с перечнем в инструкции или спецификации.

4. Внешний осмотр мебели

• Проверьте обивку (ткань, сетка, кожа) на разрывы, пропуски нитей, пятна, дефекты покраски и отделки.
• Осмотрите пластиковые и металлические элементы на трещины, сколы, следы подкраски или деформации.
• Проверьте целостность сварных и крепёжных соединений (видимые крепёжные детали должны быть на месте).

5. Функциональные тесты

• Сборка: при возможности соберите образец кресла и проверьте простоту и полноту монтажа согласно инструкции.
• Регулировки: проверьте работу газлифта (подъём/опускание), механизм наклона/блокировки (если есть), регулировку подлокотников и поясничной поддержки.
• Колёсики и устойчивость: проверьте ход роликов на ровной поверхности и устойчивость кресла в рабочем положении.

6. Измерения и проверка геометрии

• По выборке измерьте ключевые габариты (ширина сиденья, высота спинки/сиденья в крайних положениях) и сверяйте с указаниями в спецификации.
• Проверьте вертикальность спинки и соответствие посадочной поверхности (нет провисаний или сильных перекосов).

7. Оценка явных и скрытых дефектов

• Явные дефекты фиксируйте сразу (царапины, отсутствие деталей, явная деформация).
• Скрытые дефекты (периодические заедания механизмов, провисание после нагрузки) стоит фиксировать как замечание с пометкой «подлежит проверке при испытании» и делегировать на тестовую нагрузку/временное хранение под контролем.

8. Фотофиксация и образцы

• Снимайте упаковку, маркировку и обнаруженные дефекты. Для массовых дефектов — фотографируйте несколько представителей и общую картину.
• При серьёзных повреждениях определите и отложите образцы для возврата поставщику или для независимой экспертизы.

9. Оформление протокола и актов

В протоколе приёмки указывают:

• Дату и место приёмки.
• Данные поставщика и приёмщика.
• Наименование партии, номера, количество по документам и фактическое.
• Перечень несоответствий и повреждений, с указанием единиц и степенью (небольшие/критические).
• Решения: принять/принять с замечаниями/отказаться. Подписи сторон и приложенные фото/список отложенных единиц.

Шаблон простого протокола приёмки (рекомендуемые поля)

Что делать при обнаружении замечаний

• Зафиксировать замечания в протоколе и приложить фото.
• Сообщить менеджеру закупок и поставщику, согласовать дальнейшие шаги (возврат, уценка, замена, ремонт).
• Если упаковка была повреждена при перевозке — оформляйте рекламацию перевозчику и акт о повреждении груза.

Практические советы по ускорению приёмки

• Для регулярных поставок подготовьте стандартизованный чек‑лист и бланк протокола — это экономит время и снижает спорные моменты.
• Проводите выборочную сборку и функциональное тестирование 1–3 % партии при больших объёмах.
• Используйте мобильную фотозапись и прикрепляйте фото к электронной карточке приёмки.

Рекомендуемые модели для быстрой проверки (ссылка на карточки)

• Кресло МЕТТА B1m светло-бежевый — эргономичное кресло с синхромеханизмом MULTIBLOCK и алюминиевым пятилучьем.
• Кресло Комфи черный UT-C2654B — компактное офисное кресло, упаковка 74×30×58 см.
• Кресло Комфи Плюс черный UT-C2654C — похожая серия для рабочих мест и переговорных.
• Кресло Бун сетка UT C161F — компактная модель в сетчатой обивке, упаковка указана в карточке.
• Кресло Кольт Плюс черный UT-C377 — подходящее решение для переговорных.
• Конференц-стул Смарт с партой — если поставка включает стулья с партой, проверьте столик и крепления.

Нужны шаблоны протоколов в формате Word/Excel или помощь менеджера при приёмке? Свяжитесь с менеджерами на карточке любого товара Dolana.kz для согласования условий и инструментов приёмки.