Зачем планировать закупки канцтоваров?

Канцелярские товары — расходный элемент повседневной работы школ, офисов, госучреждений и частных компаний. Непродуманная закупка приводит к частым мелким заказам или дефициту, а избыточная — к замороженным средствам и захламлению склада. Правильный расчет на месяц или квартал помогает поддерживать необходимый запас и оптимизировать затраты.

Какие позиции включать в план закупки

Базовый перечень зависит от конкретной организации, но обычно в него входят:

• офисная бумага (А4);
• ручки, карандаши, маркеры, текстовыделители;
• блокноты, ежедневники, стикеры;
• файлы, папки, регистраторы;
• степлеры, скобы, дыроколы, ножницы;
• клей, клейкая лента, конверты, зажимы и скрепки;
• настольные органайзеры и расходники для техники.

Шаг 1. Начните с числа сотрудников и ролей

Первое, с чего стоит начать — сколько человек регулярно используют канцтовары и какова их роль. Пример: в организации 30 сотрудников. Это не значит, что нужно по 30 единиц каждой позиции — часть предметов индивидуальна (ручки, блокноты), часть — общая (бумага, степлеры).

Шаг 2. Разделите товары по категории потребления

Для удобства разделите позиции на три группы:

• Ежемесячные расходники — бумага, ручки, файлы, стикеры, маркеры, конверты.
• Периодические закупки — блокноты, папки-регистраторы, текстовыделители.
• Товары длительного использования — степлеры, дыроколы, ножницы, органайзеры.

Шаг 3. Рассчитайте потребность на одного сотрудника

Определите базовый набор рабочего места и примерный расход на сотрудника за месяц. Вариант базового набора:

• 2–3 ручки;
• 1 карандаш;
• 1 блокнот;
• 1 текстовыделитель;
• стандартный комплект файлов/папок по потребности.

Эти нормы корректируются по отделам: бухгалтерия и документооборот обычно потребляют больше бумаги и папок, чем IT или маркетинг.

Шаг 4. Как считать бумагу (А4)

Лучше всего опираться на фактический расход за последние 2–3 месяца. Пример расчета:

• Январь — 20 пачек;
• Февраль — 24 пачки;
• Март — 22 пачки.

Средний расход в месяц = (20 + 24 + 22) ÷ 3 = 22 пачки. Для квартальной закупки: 22 × 3 = 66 пачек. Рекомендуется предусмотреть резерв на непредвиденные пики.

Как составить таблицу для расчёта на месяц

Самая простая формула: плановый расход − текущий остаток = количество к заказу.

План на квартал: когда умножать на три, а когда — нет

Для ежемесячных расходников умножение на три часто работает. Пример: 50 ручек в месяц → 150 ручек на квартал. Но оборудование длительного пользования (степлеры, ножницы) покупать по факту, а не автоматически каждые три месяца.

Минимальный складской запас

Установите для ключевых позиций минимальные остатки. Примеры минимума:

• Бумага А4 — минимум 5 пачек;
• Ручки — минимум 20 шт.;
• Файлы — минимум 100 шт.

Когда остаток достигает минимума — позицию включают в следующую заявку. Это предотвращает критический дефицит.

Объединение заявок по подразделениям

Чтобы сократить количество заказов, запросы отделов (бухгалтерия, отдел продаж, администрация, учебные кабинеты в школах) объединяют в одну общую таблицу. Ответственный сотрудник сводит данные в единый Excel-файл, указывая характеристики товара, единицу измерения и количество.

Образец строки в Excel‑заявке

Чек‑лист перед отправкой заявки поставщику

• Полный список товаров с характеристиками и единицами измерения;
• Точные количества;
• Город и адрес поставки;
• Срок поставки и условия доставки;
• Требования по НДС и упаковке;
• Excel‑файл или техническая спецификация для госзакупок.

Как выбирать поставщика

Сравнивайте не только цену за единицу, но и:

• характеристики и количество в упаковке;
• наличие на складе и сроки поставки;
• стоимость доставки и НДС;
• возможность регулярных поставок и скидки на большие объемы.

Можно ли объединять канцтовары с хозтоварами?

Да. Для комплексного снабжения удобно включать канцтовары, хозтовары, бумажную продукцию и расходные материалы в одну заявку — особенно при открытии нового объекта, когда список может включать ещё мебель и оргтехнику.

Продукты, которые могут пригодиться в офисе

Если помимо канцтоваров вы подбираете офисную технику, обратите внимание на мониторы с подходящими параметрами для работы. Примеры товаров, доступных на Dolana:

Заключение: месяц или квартал?

Выбор зависит от места для хранения, предсказуемости расхода и бюджета. Комбинированный подход обычно оптимален: ключевые расходники — ежемесячно, остальные позиции — на квартал. При регулярных закупках сформируйте постоянный перечень и корректируйте только количества при следующем заказе.

Связь с поставщиком

Для получения коммерческого предложения от Dolana отправьте список с характеристиками, количеством, городом и желаемым сроком поставки — лучше всего в Excel или как техническую спецификацию.